Für Rechnungen, Kontoauszüge und zahlreiche weitere Dokumente wird Tag für Tag eine Menge Papier bedruckt. Das müsste nicht sein, denn digitale Dokumente können gedruckte heute bereits weitgehend ersetzen. Das hätte für alle Beteiligten – über Kostenersparnis und Umweltschutz hinaus – Vorteile.
Viele Vorgänge im modernen Alltag müssen in irgendeiner Form dokumentiert werden. Die große Mehrheit der Deutschen, selbst unter den Internetnutzern, bevorzugt dabei nach wie vor bedrucktes Papier. Die Akzeptanz gegenüber digitalen Dokumenten hat sich zuletzt allerdings signifikant erhöht, das zeigt eine neue repräsentative BITKOM-Umfrage. Gefragt wurde: „Möchten Sie wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Verträge lieber als Brief auf Papier oder digital als E-Mail zugeschickt bekommen?“ und „Warum bevorzugen Sie Dokumente auf Papier?“
Vor zwei Jahren favorisierten erst 15 Prozent der Onliner die digitale Version, nun ist es mit 23 Prozent fast jeder vierte. Auffällig und wieder einmal nicht überraschend: Unter jungen Menschen sind digitale Dokumente viel beliebter als unter alten. Von den befragten Onlinern zwischen 14 und 29 Jahren möchte jeder dritte (33 Prozent) wichtige Dokumente lieber in elektronischer Form erhalten, in der Altersgruppe zwischen 30 und 49 Jahren immerhin 28 Prozent.
„Elektronische Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen haben in der Regel denselben rechtlichen Stellenwert wie Dokumente auf Papier“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. „Digitale Dateien lassen sie leicht verwalten und schnell wiederfinden.“ Das stimmt. Und wenn wir uns erst an digitale Assitenten gewöhnt haben, die unseren „ganzen Kram“ im Blick haben, werden nur in Papierform vorliegende Dokumente zum Hindernis.
Die Mehrheit hält am Papier fest
Satte 75 Prozent der Internetnutzer möchte wichtige Dokumente dennoch lieber auf Papier bekommen. 76 Prozent davon sehen in digitalen Dokumenten keine Vorteile, 36 Prozent haben Angst vor einem Zugriff durch Dritte, 18 Prozent kennen keine geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente, 13 Prozent sorgen sich darum, dass digitale Dokumente auf dem Versandweg verlorengehen.
„Dokumente, die der Nutzer online speichert, sind vor Elementarschäden wie einem Rohrbruch oder Wohnungsbrand geschützt. Außerdem stehen sie jederzeit und an jedem Ort mit Internetzugang zur Verfügung und können auf verschiedenen Geräten abgerufen werden“, so Biffar. Außerdem verweist er auf den in seinen Augen guten Schutz vieler Cloud-Dienste vor Hackern: „In ein Haus einzubrechen ist meistens einfacher, als einen Online-Speicherdienst zu hacken.“ Da hat er zwar recht, aber in einem Haus lagern auch nicht die Dokumente von Millionen Usern. Die großen Speicherdienste sind ein extrem attraktives Ziel für Hacker. Helfen kann allerdings, die Dateien vor dem Upload selbst zu verschlüsseln. Ein Restrisiko bleibt natürlich.
Verschlüsselung bei Übertragung wichtig
Als Alternative zur Cloud bietet sich die digitale Aufbewahrung zu Hause an. Natürlich ebenfalls verschlüsselt. Und die Datenträger kommen in den Safe. Oder man bringt sie in ein Bankschließfach. Sofern die digitalen Dokumente allerdings – wie es weithin üblich ist – in normalen, unverschlüsselten E-Mails zum Empfänger geschickt werden, ist der Nutzen dieses zusätzlichen Aufwands arg begrenzt. Solche Dokumente sollten nur verschlüsselt übertragen werden. Und das eigene Endgerät, in der Regel ein Computer, muss frei von Malware sein. Angesichts der weiten Verbreitung von Leichtsinn und Nachlässigkeit in diesem Zusammenhang ist es vielleicht doch keine schlechte Idee, sich wichtige Dokumente lieber auf Papier zuschicken zu lassen.
Wie steht Ihr zu digitalen Dokumenten? Wie sehr hängt Ihr am Papier?